РОБОТИЗАЦІЯ: ТЕНДЕНЦІЇ ТА ПІДХОДИ В БІЗНЕСІ

Для розігріву наведемо три цікаві факти:

- А ви знали, що за 2021 рік було створено 74 трильйони гігабайт даних?

- 90% всіх наявних даних було створено в останні 2 роки

- Світ стає підключений до мережі і на сьогодні 35,8 млрд пристроїв (крім мобільних телефонів) підключено до Інтернету

Ці цифри – це, по суті, передумова запровадження технологій, про які ми поговоримо нижче.
‍

Отже, роботизація. Говорячи мовою термінів, RPA (robotic process automation) - це технологія автоматизації рутинних процесів за допомогою роботизованих програм.

Найпростіший приклад робота – це макрос в Excel. Ще один робот, яким ми користуємося щодня – це чат-бот, наприклад, в Дія. В чат-боті не тільки є технології роботизації, але й технології розпізнавання тексту.

Зазначимо базові функції, які має RPA:

- Трансформація (тобто трансформація даних з одного формату в інший)

- Перенесення (йдеться про «розумне», структуроване перенесення даних)

- Коригування (виконання певних дій з даними, на кшталт математичної формули)

Розглянемо приклад роботизації функції перенесення (П) даних в облікову програму, скажімо, SAP.

Прикладом роботизації є штрих коди, або більш сучасна їх модифікація QR-коди. Після процесу сканування інформація потрапляє до облікової системи. Це перший варіант, другий варіант, який досить популярний серед наших клієнтів, це передача даних з паперового формату до облікової системи. Розумний смарт-скан, це робот, який сканує паперові документи, які відразу розпізнаються, і потрапляють навіть у вигляді проводок до системи обліку, або до інших реєстрів облікової системи. Тобто смарт-скан - це приклад роботи роботу, коли великий обсяг паперових документів можна обробляти та завантажувати в облікову систему.

Далі уявіть собі робота, який працює у вигляді боту випуску стандартизованих документів, наприклад, акту звірки про певні бухгалтерські довідки.

Умовно, в Приват 24, коли ви можете отримувати довідку з реєстру операцій. Це також простий робот, який може контрагентам або працівникам видавати стандартизовані довідки, і звільнити час бухгалтеру, на якого б лягало це навантаження, та автоматизувати процес.

Більш складні роботи – це роботизовані системи з підготовки попередньої (драфту) звітності, наприклад, трансформація даних, які є в обліковій системі, в драфт версію звітності, наприклад, за П(С)БО. А далі вже робот вмикає свою іншу функцію - функцію коригування (К) або трансформації (Т) звітності, приводячи П(С)БО до МСФЗ.

В нас є приклад роботи з однією IT компанією, яка розробляла подібного робота для дистриб'ютора мінеральних добрив.

Робот може трансформувати звітність з МСФЗ в управлінську, операційну, для маркетологів, продавців, де є частина фінансової інформації, або частина не фінансової, або просто управлінську щотижневу звітність. При якісному налаштуванні кількість ручних корегувань буде мінімальна.

Функція – це трансформація (Т), коли робот може формувати звітність, вивантажуючи дані із системи SAP, або іншої облікової системи, і трансформувати такі облікові дані, які є в системі в інший звіт, наприклад, в декларацію з податку на прибуток.

Наступним кроком робот може проводити корегування на податкові різниці, і перетворювати драфти декларацій на фінальний документ. Наразі ми ще не бачили робота, який би робив корегування ідеально, все одно потрібне ручне втручання, але, тим не менш, можемо прогнозувати, що найближчими роками зростатиме кількість кейсів, коли роботи готуватимуть фінальну звітність. На простих підприємствах з точки зору функціоналу роботи це не складно.

Далі уявімо процес, де присутня система обліку часу персоналу. Досить часто це окремі програми, де фіксуються години роботи, відпустки, лікарняні, які допомагають коректно рахувати витрачений час на проектах і розподіляти його на клієнтів. Такі дані ми отримуємо з системи, потім вони передаються в умовний SAP. Ті, хто працював в SAPі, знають, що в цій програмі складно вести облік заробітної плати, коли часто дані вивантажуються з іншої бухгалтерської системи в Excel, корегується в Excel, а потім завантажується вже в SAP. Весь цей процес може реалізовуватися через робота.

Він може ускладнюватися завантаженням інформації з системи управління складом. Це характерно для рітейл компаній.

Також до ланцюжка роботизації ще може долучатися CRM система (модуль customer relationship management), яка містить базу даних клієнтів. Наприклад, інвойс створений менеджером з продажів потрапляє до облікової системи.

Підсумовуючи, зазначимо, якщо у вас є будь-які мануальні процеси, які повторюються, можна їх автоматизувати за допомогою програмістів. Роботизація суттєво вивільнює час працівників, забираючи на себе частину monkey job.